Dépenses du télétravail : Le guide budgétaire du bureau du designer

Lorsque les clients me demandent de concevoir le bureau de leurs rêves à domicile, la conversation bute presque toujours sur un obstacle familier : le budget. Investir dans une chaise ergonomique, un bureau en bois massif et un éclairage de tâche approprié s'additionne rapidement. Mais la dynamique change dès que nous commençons à discuter des dépenses liées au télétravail. Soudain, cette chaise Herman Miller haut de gamme n'est plus un simple achat de luxe ; c'est une déduction fiscale potentielle.

En tant que designer d'intérieur avec plus de 15 ans d'expérience dans la création d'espaces de travail résidentiels, je passe beaucoup de temps à collaborer avec les experts-comptables de mes clients pour m'assurer que les espaces que nous construisons répondent à des critères financiers spécifiques. Bien que je sois designer et non un professionnel de la fiscalité, comprendre comment l'IRS (Internal Revenue Service) perçoit votre espace de travail modifie fondamentalement la façon dont nous planifions l'aménagement, sélectionnons le mobilier et allouons votre budget de conception. Voici ce que vous devez savoir avant de commencer à acheter des meubles pour votre installation à distance.

Guide de décision rapide

• Le statut compte le plus : Les règles de déduction fiscale pour le télétravail des travailleurs indépendants sont très différentes de celles des employés W-2.
• L'usage exclusif est essentiel : Pour déduire un bureau à domicile pour le télétravail, l'espace doit être utilisé régulièrement et exclusivement à des fins professionnelles. Un bureau dans votre chambre d'amis est délicat ; une pièce dédiée est plus sûre.
• Capitalisez sur l'ergonomie : Les bureaux, les chaises et les classeurs sont généralement des valeurs sûres lorsqu'on se demande quelles dépenses de télétravail sont déductibles.
• Internet et services publics : Si vous travaillez à domicile, vous pouvez généralement déduire un pourcentage de vos factures d'Internet et de services publics en fonction de la superficie de votre bureau.

Comprendre la règle de conception de l'« usage exclusif »

Le plus grand obstacle auquel mes clients sont confrontés lorsqu'ils demandent : « Puis-je déduire mon bureau si je travaille à domicile ? » est la règle de l'usage exclusif. L'IRS exige que la zone que vous déclarez soit utilisée exclusivement pour le travail. Si votre bureau sert également de salle de jeux ou de salle de sport à domicile, il ne sera généralement pas admissible.

Planification de l'espace pour la conformité fiscale

Du point de vue de la conception, cela signifie que nous devons être intentionnels quant aux limites. Si vous vivez dans un appartement à aire ouverte, nous pourrions utiliser une bibliothèque double face ou un séparateur de pièce décoratif pour créer une zone distincte et mesurable. Lorsque vous calculerez le montant des dépenses que je peux déduire pour le télétravail, votre comptable aura besoin de la superficie exacte de cet espace dédié par rapport à la superficie totale de votre maison. Des limites physiques claires facilitent grandement ce calcul – et toute vérification potentielle.

Quels meubles et améliorations pouvez-vous déduire ?

Lors de la planification d'une déduction pour un bureau à domicile, les clients veulent toujours savoir exactement quels meubles sont admissibles. Généralement, les articles nécessaires à vos opérations commerciales peuvent être déduits. Cela inclut votre bureau, votre chaise de bureau ergonomique, vos systèmes de classement et votre éclairage spécialisé.

Déductions fiscales pour le bureau à domicile : les bases

Cependant, la limite devient floue avec la décoration. Un tapis persan vintage à 3 000 $ ou des traitements de fenêtre personnalisés peuvent rendre l'espace incroyable, mais ils sont plus difficiles à justifier comme des nécessités commerciales strictes par rapport à un bureau debout. Lorsque vous équilibrez les déductions fiscales pour le travail à domicile avec l'esthétique, je conseille aux clients d'investir massivement dans les pièces fonctionnelles – comme un bureau en bois massif de haute qualité avec une gestion des câbles appropriée – et d'économiser de l'argent sur les éléments de support purement décoratifs.

Employés à distance W-2 contre travailleurs indépendants

Un moment déchirant dans le processus de conception est quand un client demande : « Les employés à distance peuvent-ils déduire les frais de bureau à domicile ? » et je dois leur dire la réalité actuelle. Suite à la loi sur les réductions d'impôts et l'emploi de 2017, les employés W-2 ne peuvent plus déduire les frais de bureau à domicile sur leurs impôts fédéraux.

Si vous êtes un employé W-2, il n'y a pas de déduction fédérale pour le bureau à domicile pour le statut d'employé à distance. Cependant, si vous êtes un pigiste, un entrepreneur indépendant ou avez une activité secondaire (frais de commerçant unique travaillant à domicile), vous pouvez absolument tirer parti de ces déductions. De plus, certains États ont leurs propres règles – par exemple, les déductions fiscales pour le télétravail en Californie peuvent offrir un allégement aux employés W-2 au niveau de l'État, alors vérifiez toujours auprès de votre préparateur d'impôts local.

Leçons tirées de mes propres projets de studio

J'ai appris à mes dépens à quel point la déclaration de revenus des dépenses de télétravail peut être complexe. Au début de ma carrière, j'ai transformé un garage indépendant en mon studio de design. J'ai dépensé une petite fortune pour installer de nouvelles lignes électriques, ajouter de l'isolation et installer des armoires sur mesure pour ranger de lourds échantillons de pierre et de tissu.

J'ai supposé que je pourrais déduire la totalité de la rénovation la première année. Mon expert-comptable m'a rapidement corrigé. Alors que les meubles et les fournitures immédiates étaient des déductions simples, les modifications structurelles du bâtiment devaient être amorties sur près de 40 ans. Cela a complètement modifié ma trésorerie pour l'année. La leçon ? Consultez toujours votre comptable avant d'apporter des modifications structurelles permanentes à votre maison, même si c'est strictement à des fins commerciales. Parfois, acheter une unité de rangement autonome haut de gamme est une meilleure stratégie fiscale immédiate que de construire des aménagements architecturaux sur mesure.

Questions fréquemment posées

Les dépenses de télétravail sont-elles déductibles pour les employés W-2 ?

Au niveau fédéral, non. Depuis 2018, les employés W-2 ne peuvent pas déduire les frais de bureau à domicile. Cependant, certains États l'autorisent sur les impôts sur le revenu des États, et votre employeur peut offrir des remboursements non imposables pour l'aménagement de bureaux.

Si je travaille à domicile, puis-je déduire mon Internet ?

Si vous êtes travailleur indépendant, oui. Vous pouvez déduire l'Internet sur les impôts pour le travail à domicile en déduisant le pourcentage de la facture qui correspond directement à votre utilisation professionnelle. Si vous utilisez Internet 50 % pour le travail et 50 % pour le streaming personnel, vous ne pouvez déduire que la moitié.

Que puis-je déduire des impôts en tant que pigiste travaillant à domicile ?

Les travailleurs indépendants peuvent déduire une partie de leur loyer ou de leurs intérêts hypothécaires, de leurs services publics, de leur assurance habitation et de leur Internet. Vous pouvez également déduire les dépenses directes comme le mobilier de bureau, les ordinateurs, les logiciels et les fournitures de bureau.

Comment calculer la déduction pour les services publics de télétravail ?

Vous calculez généralement la superficie de votre espace de bureau dédié en pourcentage de la superficie totale de votre maison. Si votre bureau représente 10 % de votre maison, vous pouvez généralement déduire 10 % de vos factures de services publics admissibles.